Cómo organizar tu tiempo para hacer todo lo que necesitas

¿Cuántas veces has terminado tu día de trabajo y volviste a casa con el sentimiento de no haber hecho lo que habías planificado? Algunas soluciones de los gurús del éxito profesional

En el camino a tu trabajo repasas las “prioridades” del día. Llegas a la oficina, enciendes tu computadora y lees las noticias, revisas tu perfil de Facebook, echas un ojo a tu timeline de Twitter.

 

Buscas un café, recuerdas que hay dos o tres prioridades por abordar. Te sientas a ver e-mails, envías unas respuestas. Vuelves a Facebook, haces click en las fotos de unos amigos, miras unos videos de YouTube que tienen 5.000 «Me gusta»…

 

Haces unas llamadas, envías unos mensajes a pedido de tu jefe o un compañero. Hay una reunión que convocaron y no esperabas. Almuerzas, regresas y repites el ciclo. Las prioridades de la mañana se perdieron.

 

Se hacen las 7 de la tarde, tienes 45 minutos hasta tu casa si es que no hubo accidentes. Ya en tu hogar, sientes que el día te absorbió.

 

¿Cuántas veces has sentido que tu día se perdió?

 

Organizar el tiempo, priorizar, saber delegar, concentrarse y hacer foco en lo importante.

 

Los gurús como Peter Senge, Stephen Covey o David Allen han contribuido con sus programas y libros a orientar a empresas y personas a conseguir mejores resultados en su actividad profesional y en la vida personal.

 

 

Cómo organizar tu día de trabajo

 

David Allen, autor de Getting Things Done, propone que la primera tarea para organizarte es recopilar.

 

No pienses en qué debes hacer ahora, simplemente recopila todo en una bandeja de entrada. “Pagar la factura de electricidad”, “responder correos”, “comprar regalo de un amigo”… Es un método que propone sacar todo de tu cabeza y guardarlo en un cubo de datos sin orden específico, simplemente no confiar en tu memoria, porque seguramente te fallará.

 

El segundo paso de un proceso de GTD es procesar todo lo agrupado en los cubos de datos, que pueden ser tu bandeja de entrada de correo, el organizador de tareas de Google, una libreta, tu celular o un grabador.

 

Procesar es determinar qué cosas son tareas por realizar y qué elementos no tienen relevancia (como correos que descartamos a la papelera).

 

Allen sugiere que si algo que tienes que hacer te demanda menos de dos minutos, no lo pospongas y lo hagas de inmediato.

 

La organización es el tercer paso de este modelo, y requiere de la creación de una cuadrícula formada por bloques que se identifican con: Proyectos, Calendario, Próximas actuaciones y Acciones en espera.

 

Los proyectos definen aquellas cosas que necesitan de tu atención personal y dedicación. El calendario es el que tendrá los elementos que tienen fecha específica y de corto plazo. Las próximas actuaciones son aquellas que tenemos en mente pero aún no tienen una fecha específica y las acciones en espera son aquellas que en gran medida podremos delegar.

 

Stephen Covey es el autor del mundialmente famoso Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. En sus principios, el autor propone abordar esquemas de trabajo que sirven para la vida personal y profesional.

 

“Ser proactivo” es el primer hábito, una función que debe comenzar antes de arrancar el día y no quedarse a esperar qué pasará, sino actuar. “Empieza con un fin en mente” es el segundo, concepto que aplicado al trabajo implica tener un objetivo concreto.

 

“Primero lo primero” es el tercer hábito de Covey, en el que propone el ejercicio de la priorización en función del tiempo, las circunstancias y teniendo presente que “hay un fin en mente”.

 

Covey propone también un cuadrante integrado por Urgente, No urgente, Importante, No importante. Allí se vuelcan los proyectos y planes del día.

 

Es importante destacar que estos métodos no pretenden ser esquemas que deben escribirse cada mañana, sino métodos que comienzan de manera planificada y luego se internalizan como hábitos de gestión y trabajo.

 

Peter Senge aborda la construcción de empresas exitosas y el rol de los individuos en ellas y cómo se logra la eficiencia tanto desde el enfoque personal y como integrantes de una organización.

 

Es importante destacar que todos parten de un concepto en el que el individuo aborda primeramente su organización interior. Senge habla de los espejos interiores, mientras que Covey hace hincapié en las prioridades relevantes como los afectos, la familia y la comunidad más cercana.

Fuente: http://america.infobae.com